Sales Territory & Time Management

Kita yang berkecimpung dalam dunia distribusi tentunya akan sangat berhubungan dengan territory Sales atau Wilayah kerja penjualan  Sales karena territory sales adalah suatu bagian yang sangat vital dalam menentukan sukses tidaknya penjualan kita sehingga diperlukan suatu strategy yang terencana dalam menempatkan sales force kita dalam suatu wilayah sehingga kita dapat benar-benar berhasil dalam menguasai pasar wilayah tersebut. Kesalahan dalam menempatkan sales force dan pembagian wilayah kerjanya akan berdampak pada membengkaknya cost per sales dan efektifitas kerja harian sales, yang akhirnya berdampak pada peyebaran dan penjualan produk yang kita pasarkan.

Lalu apakah Territory penjualan itu?

Territory Penjualan adalah suatu daerah geografis tertentu yang dipercayakan pada seorang Sales atau Distributor dengan mempertimbangkan Jumlah customer atau calon customer di tiap daerah geografis

(William J Stanton)

 Philosopy Territory Management :

1. Kalau anda mengenal musuh dan diri sendiri, anda tidak perlu takut terhadap 100 pertempuran
2. Kalau anda mengenal diri sendiri tetapi tidak mengenal musuh, untuk setiap kemenangan yang anda raih , anda juga akan menderita kekalahan
3. Kalau anda tidak mengenal diri sendiri ataupun musuh, anda akan kalah dalam setiap pertempuran

                                                                       Sun Tzu, The art Of war

Pertimbangan Perlunya Membentuk Wilayah Penjualan

- Pengcoveran yang lebih baik
- Mengurangi biaya penjualan
- Meningkatkan pelayanan terhadap customer
- Penilaian prestasi dan kinerja yang lebih akurat

Dasar Dalam Merancang Territory Penjualan

 1. Potensi Wilayah

Potensi wilayah sangat berpengaruh terhadap pembagian territory terutama dalam hal kontribusi omset dan penghasilan Sales :

• Kapasitas suatu teritori yang diproyeksikan dapat mempengaruhi nilai penjualan.
• Parameter yang dijadikan patokan adalah Batasan Geografis, Jumlah Penduduk, Sumber daya ekonomi dan Sosial Budaya, Jumlah outlet (Customer dan Calon customer), Internal data (omzet per Customer, Per Sales, Per Area, District, effective Call).

 2. Beban kerja Sales

• Beban kerja sales adalah seluruh kegiatan yang harus dilakukan Sales untuk mencapai potensi permintaan penjualan di daerah teritorial yang dipercayakannya
• Ukurannya adalah jumlah kunjungan yang harus dilakukan Sales dalam satu tahun, Siklus kunjungan yang dilakukan serta Jumlah kunjungan max yang dapat dilakukan Sales dalam 1 hari dengan memperhitungkan waktu perjalanan, Jarak tempuh , pembuatan laporan, menungu pelanggan dll.
• Kemampuan Pengcoveran area (Jumlah customer yang dikunjungi)apakah sales mampu melayani semua customernya pada hari itu dan mampu mencari customer baru ?

 3. Jarak Tempuh

• Bagaimanakah Sales mengatur waktunya apakah waktu sales hanya dihabiskan untuk perjalanan atau membuat sales call

4. Kondisi Geografis

• Meminimumkan halangan/hambatan kondisi geografis
• Design pembagian wilayah harus memperhatikan sungai, pegunungan, lintasan kereta api, dan lain lain agar pengcoveran territory dapat dilakukan secara optimum

5. Cara Monitoring dan Kontrol Territory

• Kontrol teritori dilakukan secara berjenjang agar proses kontrol dapat berjalan dengan baik dengan berdasar pada parameter Call, Effektif Call, Aktifitas transaksi, Langganan Transaksi , Omset dan Tagihan.
• Join visit secara rutin ke wilayah kerja Sales dengan acuan parameter diatas dan standar yang ditetapkan perusahaan

Design Territory

Menentukan batas coverage dan titik focus (Home Base)
Berdasar :

• batasan-batasan Politis/administratif ( status, kota, daerah/propinsi,Kab, Kec, dan Kelurahan )
• wilayah perdagangan
• batasan-batasan alam : pegunungan, sungai, jalan kereta api, dan lain lain

Menentukan bentuk territory agar Waktu dan Routing dapat dilakukan secara efektif dan effisien

• Wedge (Irisan dengan bentuk pastel)
• Circle (lingkaran)

Petunjuk Routing (Membuat Rute)

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam Routing agar perjalanan dalam mencover area menjadi lebih pendek dengan waktu sesingkat mungkin :

• Perjalanan keliling harus berbentuk melingkar
• Perjalanan keliling tidak boleh menyilang (cross)
• Rute yang sama tidak boleh digunakan untuk pergi ke dan dari suatu pelanggan (Harus cari jalur yang berbeda yang lebih dekat untuk kembali ke home base)
• Pelanggan pada area yang berdekatan harus dikunjungi secara berurutan

Pola Routing

Rute yang efisien biasanya mengikuti salah satu pola dibawah ini :

1. Hopscotch

 2. Cloverleaf

 Metode untuk mendevelop rute yang efisien :

1. Largest Angle Heuristic

Contoh :
Sales telah menempuh perjalanan dari Titik A ke B. harusnya sales melanjutkan ke titik C atau D?

Jika menggunakan metode Sudut heuristik yang paling besar, sales harus memilih untuk menuju D. Karena Ketika memilih suatu rute yang menggunakan Sudut heuristik yang paling besar, sales harus selalu menuju ke suatu titik yang menghasilkan penjuru/sudut yang paling besar untuk titik akhir yang dikunjungi.

Heuristik ini akan membantu memastikan bahwa rute berbentuk lingkar dan menuju ke untuk menghasilkan rute yang efisien

 2. Closest Next Heuristic

Contoh :

Sales telah menempuh perjalanan dari Titik A ke B. harusnya sales melanjutkan ke titik C atau D?

 

Jika menggunakan metode Closest Next Heuristic, Sales harus memilih untuk menuju D. Karena jika design route menggunakan metode Heuristik berikutnya yang terdekat, maka sales harus selalu menuju ke titik yang terdekat dari posisi sales terakhir.

 Lalu apakah hubungannya antara Territory Sales dan Fokus kerja Distributor company ?

Fokus kerja Distributor :

1. MENGEMBANGKAN OUTLET PARETO (20%)
2. DISTRIBUSI/SPREADING PRODUK/JAGA KERAPATAN DISTRIBUSI

Fokus Territory Sales :

• Pembuatan rute yang efektif dan efisien

Sehingga hubungannya adalah jika territory sales dibuat secara efektif dan efisien maka akan berpengaruh dalam kecepatan operasional distributor tersebut dalam menyebarkan produk-produknya, dan akan mempermudah distributor tersebut dalam memanage atau mengelola customer-customernya  baik itu dalam aspek penjualan, aspek penagihan, aspek pengiriman, penambahan customer, atau review terhadap efektifitas bisnis dengan customer tersebut.

Ilustrasi Design Territory management :

 

Ilustrasi Sales Activity

Ilustrasi Rute Sales

 

                                                                                                                              (By Aorora)