Project Planning Cycle

Dalam tulisan kali ini saya akan mengulas tentang langkah- langkah yang harus dilakukan oleh seorang manager proyek dalam manajemen suatu proyek serta menuangkannya dalam bentuk tulisan (Proposal), sebenarnya cukup banyak methode yang dapat dipergunakan sebagai tools dalam melakukan manajemen terhadap suatu proyek baik itu yang ditujukan untuk kebutuhan company ataukah berbagai jenis organisasi yang lain. Dalam me-managemen-i proyek saya  ada istilah :  By Failling to Prepare You are Prepare To Fail, sehingga kl me-refer pada  istilah ini, Perencanaan yang jelas memegang salah satu peran yang penting dalam management proyek dan juga berkaitan dengan proposal yang ditujukan ke pihak Management atau instansi donatur untuk pengucuran dana.

hal ini di latar belakangi karena  :

Mereka yang terlibat dalam pengembangan dan pengelolaan proyek cepat atau lambat akan menyadari bahwa rencana yang baik tidak selalu identik dengan mengucurnya dana. Meskipun ada berbagai pihak yang bersedia memberikan dana, mereka memerlukan suatu dokumen yang tertulis dengan baik yang menceritakan tentang kegiatan kita.

Mereka memerlukan proposal yang menunjukkan bahwa ide kita merupakan suatu prioritas, dapat dilakukan, efisien dalam segi pendanaan, sesuai dengan kebijakan yang lebih tinggi, tidak merupakan duplikasi dari kegiatan yang sudah ada, dsb.

Manajer proyek biasanya pandai dalam mengidentifikasi proyek dan merancang pemecahannya serta merancang intervensi baru, tetapi seringkali tidak memiliki waktu dan ketrampilan yang cukup untuk menampilkan gagasan tersebut dalam format yang diperlukan oleh para calon donor atau partner.

Tulisan ini akan membahas proses perumusan ide serta penulisan proposal yang diharapkan dapat membantu dalam mengatasi kekurangan ketrampilan tersebut

Goal

– Mampu membuat perencanaan perancangan dan pelaksanaan suatu project
– Mampu membuat dokumen tertulis tentang suatu proyek

Purpose

– Mampu melakukan dan membuat need assesmet yang berisi kebutuhan suatu komunitas akan suatu improvement yang dijabarkan dalam bentuk proyek
– Mampu menuangkan ide ide dan merealisasikan ide-ide tersebut
Melatih alur berfikir dan membuat kerangka kerja secara sistematis

BAB 1 PERENCANAAN PROYEK MENGGUNAKAN KERANGKA PROJECT PLANING CYCLE (PPC)

What Is PPC ?

Perencanaan yang cermat merupakan faktor yang sangat penting untuk keberhasilan proyek apapun. Perencanaan adalah Proses yang dinamis dan berlangsung terus-menerus , yang dimulai dengan rancangan proyek dan berlangsung sepanjang pelaksanaan proyek.
Kita menggunakan istilah “siklus perencanaan ” karena rangkaian dari analisis masalah dan pemecahan, rancangan proyek, pelaksanaan , dan evaluasi harus diikuti oleh analisis ulang, merancang ulang proyek dan seterusnya secara terus menerus .
Siklus perencanaan adalah alat yang sangat diperlukan dalam manajemen proyek. Tahap-tahap dalam Siklus perencanaan ini tetap sama tanpa memandang jenis maupun besar proyek yang dikelola.

 

LANGKAH 1 : ANALISIS MASALAH DAN PEMECAHAN

Untuk dapat menggali masalah- masalah yang utama, anda perlu mengumpulkan dan menganalisis informasi dari sekitar anda.
Hal ini akan membantu anda dalam menentukan prioritas intervensi. Dalam langkah ini anda perlu melibatkan warga komunitas agar anda memperoleh informasi yang paling lengkap, paling tepat, dan paling berguna.
Selain itu, dengan melibatkan warga komunitas dalam tahap yang paling awal ini maka akan ada harapan bahwa komitmen mereka terhadap kegiatan anda akan lebih di pertahankan.

LANGKAH 2 : MENILAI KEKUATAN ORGANISASI

Setelah menyusun prioritas intervensi dari tahap 1 , anda perlu menyesuaikannya dengan sumber daya dan kemampuan organisasi anda.
Anda perlu menentukan di bidang apa dan dengan cara bagaimana organisasi anda dapat memberikan kontribusi yang paling efektif terhadap pemecahan masalah yang ada.
Anda juga perlu menilai bentuk kegiatan apa yang paling mungkin mendapat dukungan dari pihak luar. Hal ini mencakup penilaian terhadap apa yang dilakukan oleh organisasi-organisasi lain. Dengan cara ini anda dapat menyelenggarakan kegiatan yang saling melengkapi dengan organisasi lain sambil sekaligus menghindari duplikasi kegiatan.

LANGKAH 3 : MENENTUKAN SASARAN DAN TUJUAN PROYEK

Sasaran dan tujuan proyek adalah cerminan dari prioritas intervensi dalam komunitas,
Sasaran (Goal) adalah apa yang ingin anda capai pada titik akhir.
Tujuan (Purpose) adalah rumusan dari perubahan yang diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi tercapainya sasaran.
Rumusan sasaran dan tujuan proyek perlu memenuhi syarat sebagai berikut :
– Spesific
– Measurable
– Appropriate
– Affordable
– Achieveable
– Realistic
– Result Oriented
– Time Bound
Atau disingkat SMART

LANGKAH 4 : MENENTUKAN TARGET DAN INDIKATOR

Target kegiatan merumuskan besarnya perubahan yang anda harapkan dapat tercapai dalam jangka waktu tertentu.
Indikator adalah ukuran yang anda gunakan untuk menunjukkan bahwa perubahan yang diharapkan tersebut benar-benar terjadi.
Indikator adalah petunjuk bahwa sedang terjadi suatu kemajuan yang mengarah kepada tercapainya target, tujuan, dan sasaran.
Setelah anda merumuskan target dan indicator, anda akan dapat memilih strategi dan aktivitas secara lebih rasional , dan disamping itu anda juga dapat merencanakan evaluasi

Indikator perlu memenuhi syarat-syarat berikut :
– Valid (Sahih), artinya dapat diukur secara akurat
– Realible (Handal), artinya tetap menunjukkan hasil yang sama meskipun dilakukan pada – waktu yang berbeda dan oleh orang yang berbeda
– Feasible (Mungkin), Artinya mampu dilakukan dengan sumber daya dan kemampuan yang ada
– Timelines (sesuai waktu), artinya perubahannya terjadi dalam waktu yang sesuai dari pelaksanaan kegiatan

LANGKAH 5 : MENENTUKAN KELUARAN , STRATEGI, DAN AKTIVITAS

Keluaran (Output) adalah hasil spesifik yang akan dicapai oleh proyek anda dalam rangka mencapai sasaran (goal) sama seperti rumusan sasaran dan tujuan, rumusan keluaran juga perlu memperhatikan syarat-syarat SMART.
Strategi adalah bentuk pendekatan yang digunakan untuk mencapai sasaran dan tujuan. Pemilihan strategi perlu disesuaikan dengan keadaan dan sifat-sifat komunitas dan lingkungan. Jika komunitas menolak suatu strategi, maka alasan dibalik penolakan tersebut penting untuk digali. Warga komunitas mungkin melihat suatu dampak dari kegiatan tersebut yang tidak anda sadari.
Aktivitas adalah uraian tentang bentuk kongkrit dari pelaksanaan strategi anda. Dalam menyusun aktivitas anda perlu juga menentukan sumber daya manusia dan peralatan yang dibutuhkan , yang merupakan masukan (Input) dari kegiatan tersebut.

LANGKAH 6.1 : MENYIAPKAN JADUAL PELAKSANAAN

Jadual pelaksanaan menguraikan urutan, Pengaturan waktu, Serta tanggung jawab setiap orang dalam setiap aktivitas proyek. Jadual ini merupakan salah satu alat yang penting untuk memantau kemajuan proyek
Jadual pelaksanaan perlu mengandung unsur-unsur berikut :

1. Kebijakan dan petunjuk teknis
2. Tabel waktu yang rinci dari dari aktivitas-aktivitas
3. Uraian kerja serta tanggung jawab semua anggota staf proyek
4. Target perolehan dan pembagian sumber daya proyek
5. Petunjuk pengumpulan informasi untuk keperluan pemantauan dan evaluasi
6. Petunjuk untuk pelaporan proyek

LANGKAH 6.2 : MENYIAPKAN ANGGARAN

• Anggaran adalah rencana perolehan dan pembagian sumber daya proyek.
• Anggaran membantu untuk melihat dukungan luar apa saja yang diperlukan serta menjamin bahwa sumber daya internal telah digunakan dengan baik.
• Anggaran merupakan dasar acuan bagi anda untuk memantau dan mengatur pengeluaran. Anda perlu menelusuri jadual pelaksanaan untuk mengidentifikasikan butir apa saja yang perlu dimasukkan kedalam anggaran.
• Anggaran Proyek perlu di perinci berdasarkan kategori pengeluaran serta disesuaikan dengan jangka waktu pelaksanaan proyek.

LANGKAH 7 : MERENCANAKAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI

Pemantauan (Monitoring) adalah proses yang terus-menerus dari pengumpulan dan analisis informasi tentang pelaksanaan proyek.
Proses ini diperlukan untuk menentukan apakah aktivitas-aktivitas dilaksanakan sesuai dengan rencana. Proses ini disebut juga suatu “Sistem Manajemen Informasi ” , dan anda perlu merancang metode yang sesuai bagi pelaksanaannya.

Dalam menyusun suatu rencana evaluasi perlu ditentukan hal-hal berikut :

• Sasaran dan tujuan proyek.
• Indikator yang Valid, Realible, Feasible,dan Timely untuk mengukur kemajuan kearah sasaran dan tujuan.
• Target yang menguraikan dengan jelas tentang derajat perubahan yang diharapkan sebagai hasil dari aktivitas proyek.
• Metode pengukuran indikator yang praktis, Affordable, dan Sustainable.
  Metode yang realible untuk mengambil sample yang representative dari warga komunitas untuk keperluan pengukuran indikator.

LANGKAH 8 : PELAKSANAAN PROYEK

Pelaksanaan Proyek
adalah rangkaian dari masukan, aktivitas, dan keluaran yang diharapkan akan mendukung tercapainya tujuan proyek.

BAB 2 Analysis Tools

ANALISIS :
– Need Assesment
– Swot
– Fish Bone

NEEDS ASSESMENT (PENJAJAKAN KEBUTUHAN)

Pejajagan kebutuhan adalah suatu komponen dari proses perencanaan. Anda perlu memperoleh gambaran serta pemahaman yang jelas tentang masalah yang anda hadapi sebelum anda dapat merumuskan pemecahannya anda perlu mengetahui :

Apa masalahnya ?
Faktor-faktor apa yang berperan dalam terjadinya masalah tersebut ?
Siapa yang terpengaruh oleh masalah tersebut ?

Penjajagan kebutuhan akan memberikan informasi tentang :

• Sifat-sifat suatu komunitas
• Penerimaan komunitas terhadap kegiatan-kegiatan yang sudah ada
• Kekurangan dari kegiatan-kegiatan yang lalu
• Peranan dari komponen-komponen dalam komunitas
• Stakeholder adalah orang atau orang-orang baik secara individual Maupun institusional yang :
         – Memiliki wewenang untuk membuat keputusan
         – Terpengaruh oleh masalah yang ada
         – Memiliki keahlian yang relevan
         – Memiliki ketertarikan terhadap proyek tersebut
         – Dapat mempengaruhi keluaran Proyek

Jebakan-jebakan dalam penjajagan kebutuhan

“Kebutuhan” yang diungkapkan warga komunitas biasanya mencerminkan keinginan jangka pendek dan hal-hal yang praktis.
“Kebutuhan” yang diungkapkan warga komunitas biasanya merupakan campuran antara masalah dan pemecahan.
Informasi dari berbagai sumber bisa jadi saling bertentangan
Penjajagan kebutuhan dapat menghabiskan banyak sumber daya proyek (Waktu dan uang).
Tidak semua informasi yang diperoleh benar-benar dibutuhkan dan akan digunakan.

Penggunaan informasi hasil penjajagan kebutuhan :

1. Untuk menyusun rencana proyek, yaitu sebagai dasar untuk menetapkan sasaran, tujuan dan strategi
2. Untuk menggugah minat warga komunitas
3. Untuk menjalin hubungan dengan para stakeholder
4. Untuk memberikan umpan balik kepada para pembuat keputusan
5. Berdasarkan informasi yang terkumpul anda perlu :
6. Mengetahui berbagai faktor yang berperan dalam masalah tersebut
7. Mengetahui Faktor-faktor mana yang dapat di pengaruhi
8. Mengetahui seberapa besar dukungan dan sumber daya yang dapat diharapkan

SWOT Analisis

What is SWOT ?
S : Strengths (Kekuatan-kekuatan)
W : Weakneses (Kelemahan-kelemahan)
O : Opportunities (Peluang-peluang)
T : Threats (Ancaman-ancaman)

Analisa kualitatif terhadap kondisi Organisasi atau perusahaan untuk suatu jangka waktu
Sering sekali disusun sebagai acuan dalam menetapkan suatu rencana tindak lanjut untuk tiap strategi yang ditetapkan

Strenghts

Strenghts :
Kekuatan-kekuatan utama yang dimiliki, yang dinilai, bila dimanfaatkan akan sangat membantu pencapaian sasaran /rencana yang ditetapkan

Contoh :
Kompetensi manusia
Staf Teknis yang inovatif
Staf produksi yang terampil dan pengalaman
Armada penjualan yang agresif
Kemenonjolan di industri maupun masyarakat
Kemampuan Proses
Fasilitas yang tersebar secara geografis
Peralatan yang relatif modern
Tanggapan yang cepat terhadap kepentingan pelanggan

Produk/Jasa
Lini Produk yang terdiversifikasi
Citra merk yang positif
Pelayanan kepada pelkanggan yang memuaskan
Beberapa sesuai dengan selera pelanggan
Status keuangan
Cadangan kas yang kuat
Lini kredit yang ungggul
Marjin laba yang baik
Rencana pemilikan sahan oleh karyawan

Weakneses

Weakneses :
Kelemahan-kelemahan yang dimiliki, yang bila tidak diatasi akan menjadi penghambat pencapaian sasaran/rencana yang ditetapkan.
Contoh :
Kompetensi manusia
Kemampuan riset yang tidak memadai
Kekurangan staf penjualan global yang giat
Kebutuhan terhadap ahli mesin yang menguasai berbagai bahasa
Dukungan yang tidak memadai untuk staf eksekutif

Kemampuan Proses
Kurangnya outlet di asia tenggara
Kelambanan produk baru memasuki pasar
Kebutuhan untuk menambah sumber bahan mentah
Kurangnya informasi tepat waktu mengenai kecenderungan konsumen
Produk/Jasa
Terlalu tergantung pada produk inti
Kurang kompetitifnya lini produkberbiaya rendah
Kebutuhan untuk lebihnmenyesuaikan diri dengan kebutuhan pelanggan
Kebutuhan untuk mensegmentasi produk pada ceruk pasar (niche market)

Keuangan
Investasi litbang yang tidak memadai
Dana ekspansi modal yang terbatas
Tekanan dari pemilik untuk meningkatkan laba
Meningkatnya tekanan margin pada produk inti

Oportunities

Opportunities :
Peluang-peluang yang ada (Eksternal) yang dapat dimanfaatkan untuk membantu pencapaian sasaran/rencana yang ditetapkan.
Contoh :
Pasar/konsumen :
Kebutuhan produk kita ada di asia tenggara
Wilayah baru untuk industri kita dicina
Baby Boomer berada atau mendekati usia lima belasan
Meluasnya penggunaan internet

Industri/ Pemerintah
Semakin menonjolnya industri kita
Tuntutan untuk standar yang terkendali
Potensi pasar dalam peraturan yang baru
Pemasaran asosiasi perdagangan industri

Kompetisi
Ekspansi potensi pasar oleh pemain baru
Perluasan keuangan yangberlebihan oleh beberapa pesaing (Potensi akuisisi)
Masalah mutu teknis pada beberapa pesaing
Turn over yang tinggi pada beberapa pesaing

Teknologi
Penggunaan robot untuk mengurangi biaya
Perluassan yang cepat dari penerapan teknologi mutakhir
Meningkatnya ketersediaan bengkel kerja teknis

Threats

Threats :
Ancaman-ancaman yang mungkin timbul yang ada (Ekternal) yang bila tidak disiasati akan menjadi penghambat/ menggagalkan pencapaian sasaran/rencana yang ditetapkan
Contoh :
Pasar/Konsumen
Berkurangnya ukuran segmen Pasar utama
Pembatasan perdagangan dalam pasar tertentu diluar negeri
Konsumen menjadi lebih canggih
Kurangnya kesadaran konsumen terhadap nilai produk

Industri/Pemerintah
Menekankan pada perlindungan resiko konsumen
Meningkatnya kontrol pemerintah
Kemungkinan terjadinya nasionalisasi industri di beberapa negara
Meningkatnya pajak berkurangnya potongan
Kompetisi
Tekanan harga dari pesaing yang ada
Pemasok yang ada menjadi pesaing
Pelanggan menjadi pesaing
Munculnya pesaing lokal di pasar luar negeri

Teknologi
Beberapa produk yang ada mulai usang
Perangkat peralatan untuk teknologi baru yang mahal
Teknologi baru dimiliki Pesaing
Efek samping teknologi yang tidak terduga

Fish Bone Analysis

Kegunaan ;
Analisa akibat
Menganalisa penyebab-penyebab timbulnya masalah
Penetapan strategi didalam upaya pencapaian sasaran target

 

 

5 Why

Untuk Mempertajam analisa sebab akibat
Sering sekali setiap “Why” kelihatannya dapat ditindak lanjuti langsung namun sebenarnya belum menyelesaikan masalah
Tidak mutlak harus “5 Why”

 

BAB 3 TEKNIK DASAR PENULISAN PROPOSAL DENGAN KERANGKA PROJECT PLANING CYCLE (PPC)

Delapan Modul

Format dan isi proposal yang diminta akan sangat beragam dari institusi yang satu ke lainnya. Beberapa institusi menekankan bahwa Anda harus mentaati dengan persis format yang mereka minta, sementara institusi lain hanya memberikan pedoman yang berisi pokok-pokok yang mereka perlukan.
Meskipun demikian, ada bagian-bagian inti yang cenderung muncul dalam semua format standar dari lembaga-lembaga donor yang besar, dan bagian-bagian tersebut akan dibahas dalam tulisan ini.

Selain perbedaan dalam format, Anda juga akan menjumpai perbedaan dalam istilah-istilah yang digunakan. Salah satu contoh yang bisa cukup membingungkan adalah penggunaan kata-kata goal, purpose, objective, dan output.
Terjemahan bahasa Indonesianya sekali pun (sasaran, tujuan umum, tujuan khusus, keluaran) tidak selalu digunakan secara seragam oleh berbagai institusi. Contoh lain adalah serangkaian frase berikut yang sebenarnya mendeskripsikan hal yang sama: pendekatan yang dipakai, metode intervensi, rencana teknis, dan strategi proyek.
Anda perlu mengingat bahwa isi dari bagian-bagian tersebut lebih penting daripada namanya. Proposal yang Anda susun perlu bersifat konsisten dan mudah dipahami oleh berbagai kalangan pembaca serta menggunakan logika yang jelas.

Delapan modul yang akan dijelaskan dalam bab ini akan membantu Anda dalam menampilkan semua informasi inti tentang proyek Anda.
Secara bersama-sama, kedelapan modul tersebut akan membentuk sebuah proposal yang lengkap. Jika pihak yang Anda beri meminta versi yang tidak terlalu rinci, maka Anda dapat menghilangkan beberapa modul atau komponennya. Misalnya untuk keperluan lobbying tahap awal, Anda hanya memerlukan modul 2, 3, dan 4 ditambah bagian pertama dari modul 5 – dengan memilih modul-modul tersebut Anda telah melaporkan permasalahan, tujuan umum dan khusus, strategi, serta sumber daya yang diperlukan dalam proyek yang Anda ajukan.

Modul 1: Ringkasan

TENTANG APAKAH PROYEK INI?

Ringkasan mungkin merupakan bagian paling penting dalam proposal Anda.
Ingatlah bahwa mereka yang menerima proposal Anda adalah orang-orang yang super sibuk dan seringkali tidak memiliki waktu untuk membaca seluruh isi dokumen. Anda perlu memberikan ringkasan yang singkat dan padat tetapi menarik tentang proyek Anda.
Ringkasan tersebut bertugas untuk meyakinkan pembacanya bahwa proyek Anda relevan dengan bidang perhatian mereka serta kebutuhan masyarakat, dan bahwa ide Anda telah diolah dengan baik. Meskipun singkat, ringkasan perlu mencakup butir-butir yang terpenting dari proposal utuhnya.

Anda perlu menyatakan tujuan serta strategi umum proyek dengan jelas.
Jelaskan bagaimana proyek tersebut akan memecahkan atau memberikan sumbangan yang bermakna bagi pemecahan suatu masalah yang mendesak, atau menjawab suatu kebutuhan penting yang belum tergarap.
Paparkan garis besar masalah yang ada saat ini dan tunjukkan gambaran masa depan yang menampilkan adanya suatu perubahan berkat intervensi proyek Anda.

Biaya total proyek adalah bagian yang penting dari suatu Ringkasan. Ia akan membantu pembaca dalam menilai hubungan antara biaya dan hasil yang diharapkan serta menilai kemungkinan kesinambungan proyek tersebut di masa depan.
Meskipun Ringkasan merupakan bagian yang paling depan dalam suatu proposal, ia harus dituliskan paling akhir setelah Anda selesai menulis semua bagian yang lain.

Modul 2: Permasalahan (Latar Belakang, Analisis Kebutuhan)

DI MANAKAH KAMI BERADA SEKARANG?
Bagian ini perlu mencakup latar belakang umum serta analisis atas kebutuhan yang akan ditangani.
Latar Belakang perlu dikonsentrasikan pada aspek-aspek yang relevan dengan masalah yang Anda temukan serta intervensi yang Anda rencanakan. Anda perlu menjelaskan bagaimana Anda (dan organisasi Anda) terlibat dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah tersebut.

Bagian berikutnya adalah Analisis atas Kebutuhan yang belum terpenuhi, yang menguraikan lebih lanjut tentang masalah yang dihadapi.
Anda perlu menjelaskan pentingnya masalah tersebut, besarnya masalah, dan relevansinya dengan kebijakan dan prioritas organisasi Anda serta pihak-pihak lain (misalnya Pemerintah).
Sambil menguraikan Analisis Kebutuhan, Anda perlu mengingat Tujuan dan Strategi yang akan Anda tampilkan dalam bagian-bagian selanjutnya, karena komponen-komponen tersebut harus dapat ditelusuri secara jelas sampai ke Analisis Kebutuhan.

Beberapa Pertanyaan Pembantu:
Apa yang telah membawa Anda kepada identifikasi masalah tersebut?
Apa yang telah membuat Anda memutuskan untuk mengadakan proyek sehubungan dengan masalah tersebut?
Bagaimanakah situasi umum saat ini?
Bagaimanakah perkembangan masalahnya? Apakah ia akan terus berkembang dengan pesat jika tidak ditangani?
Apa buktinya bahwa diperlukan suatu pemecahan?
Apa saja yang telah dilakukan sehubungan dengan masalah tersebut? Apakah sudah pernah dievaluasi? Apa saja hasilnya?
Mengapa Anda (organisasi Anda) terlibat dalam masalah tersebut?
Apa hubungan antara pemecahan masalah tersebut dan kebijakan atau prioritas yang lebih tinggi (nasional, dsb.)?

Modul 3: Tujuan (Umum, Khusus)

KE MANAKAH KAMI MAU PERGI?
Tujuan Umum (Goal) adalah pernyataan umum tentang apa yang ingin dicapai di titik akhir. Tujuan Khusus (Objective) adalah hal-hal yang lebih spesifik yang ingin dicapai dalam proyek dengan sumber daya dan aktivitasnya serta dalam batas waktu yang direncanakan.
Dalam proyek yang kompleks akan terdapat hirarki tujuan. Agar tidak menjadi bingung, maka Anda perlu berkonsentrasi pada kondisi yang ingin Anda capai pada akhir proyek sebagai hasil dari intervensi Anda. Beberapa lembaga donor mengistilahkan hal ini sebagai End of Project Status (EOPS). EOPS akan menjadi tolok ukur untuk menilai pencapaian proyek Anda.

Modul 4: Strategi (Komponen, Asumsi, Metode, Keluaran, Feasibility)

JALAN MANA YANG AKAN KAMI TEMPUH?
Strategi Proyek adalah rancangan serangkaian intervensi yang akan memenuhi Tujuan Khusus Anda serta berkontribusi terhadap tercapainya Tujuan Umum yang lebih luas. Asumsi dasar dari suatu Strategi adalah:
penerapannya yang tepat akan menghilangkan, mengurangi, atau mengendalikan masalah yang ada.
ia dapat diterapkan dalam jangka waktu proyek dan sumber daya finansial serta organisasional yang tersedia, termasuk sumber daya yang diminta dari donor.
Strategi Proyek adalah inti dari rancangan proyek Anda. Bergantung pada besar kecilnya proyek, komponen Strategi dapat berupa intervensi tunggal atau sejumlah intervensi yang diterapkan secara berurutan atau secara bersamaan. Anda perlu menjelaskan Strategi Anda baik secara keseluruhan maupun menurut komponen-komponennya.

Asumsi adalah pemikiran yang mendasari strategi Anda. Asumsi dapat dirumuskan dengan menyatakan hubungan “Jika … maka …”, Misalnya, suatu kegiatan pelatihan bagi tenaga kesehatan menggunakan asumsi bahwa “jika tenaga kesehatan dilatih dengan lebih baik, maka mereka akan dapat bekerja dengan lebih baik, dan dengan demikian memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat”.
Metode adalah pendekatan atau teknik yang akan dicapai dalam menjalankan Strategi Proyek.
Anda perlu menjelaskan Keluaran yang langsung dihasilkan oleh setiap rangkaian kegiatan. Keluaran adalah produk yang konkrit yang diperlukan untuk mencapai Tujuan Khusus proyek dan yang akan dihasilkan oleh serangkaian kegiatan

Anda juga perlu membahas Feasibility dari strategi intervensi Anda dari segi teknis, ekonomis, organisasional, dan sosial budaya. Misalnya, dapatkah organisasi anda mencapai dan mempertahankan suatu konsisi? Apakah organisasi Anda akan menyediakan dana bagi proyek tersebut setelah dana dari donor habis? Halangan-halangan apa yang mungkin akan dihadapi?
Untuk dapat memilih suatu Strategi Proyek, biasanya sejumlah pilihan telah ditelaah berdasarkan keefektifan dan feasibility-nya. Anda perlu menyebutkan dengan ringkas pilihan-pilihan utama yang telah Anda pertimbangkan serta menjelaskan mengapa Anda memilih Strategi yang Anda pilih.

Beberapa Pertanyaan Pembantu:
Apa saja komponen kunci dari Strategi Anda? Premis (jika … maka …)
apa yang mendasarinya masing-masing?
Metode apa saja Anda gunakan dalam Strategi ini?
Hasil apa saja yang diharapkan dari setiap komponen Strategi?
Apakah teknologi yang Anda ajukan tersedia dan sesuai untuk kelompok sasaran Anda?
Adakah infrastruktur atau organisasi yang berkaitan dengan proyek Anda, ataukah Anda harus membangunnya terlebih dahulu?
Apakah organisasi pelaksana dapat menanggung pengeluaran tambahan dari proyek tersebut?
Dapatkah organisasi pelaksana mempertahankan kesinambungan kegiatan proyek setelah dana dari donatur habis?
Adakah halangan politis atau birokratis terhadap pelaksanaan proyek tersebut?

Modul 5: Rencana Pelaksanaan (Sumber Daya, Rencana Kerja, Pengorganisasian)

BAGAIMANA CARANYA KAMI AKAN TIBA DI SANA?
Ini adalah bagian inti dari suatu proposal yang menguraikan apa saja yang akan Anda lakukan. Setelah menguraikan ke mana Anda mau pergi dan jalan mana yang akan Anda tempuh, sekarang Anda perlu menguraikan tentang rincian perjalanan itu sendiri.
Anda perlu memulai dengan merinci semua Sumber Daya yang diperlukan baik tenaga manusia, fasilitas, peralatan, maupun bahan-bahan. Uraikan semua sumber daya daya, bukan hanya yang Anda minta dari donor saja. Jelaskan pula sumber daya mana yang sudah tersedia dan dari mana asalnya.

Selanjutnya Anda perlu menampilkan Rencana Kerja yang menguraikan Kegiatan, Target, dan Jadual. Bagian ini dapat disebut juga sebagai Pembagian Tanggung Jawab jika proyek Anda terdiri atas beberapa komponen yang masing-masing dipimpin oleh anggota staf yang berlainan.

 

Modul 6: Pemantauan dan Evaluasi

Monitoring harus dilakukan secara berkala secara konsisten dan terus menerus baik dalam masa sebelum pelaksanaan proyek sampai selesai proyek

Modul 7: Anggaran (Biaya Kapital, Biaya Operasional)

SEBERAPA BESAR BIAYANYA?
Dalam Anggaran Proyek, Anda perlu menguraikan secara sistematis perkiraan biaya bagi kegiatan-kegiatan yang direncanakan. Meskipun perencanaan Anda harus realistis. ingatlah bahwa Anggaran adalah suatu perkiraan dan bukannya pernyataan final tentang pengeluaran.
Sebagian besar organisasi membedakan antara Biaya Kapital yang dikeluarkan sekali saja dalam perjalanan proyek dan Biaya Operasional yang dikeluarkan secara rutin.

Modul 8: Profil Pembuat Proposal (Organisasi, Pencapaian Sebelumnya)

DAN SIAPAKAH KAMI?
Dalam bagian ini Anda memperkenalkan diri Anda. Bagian ini perlu memuat uraian tentang organisasi Anda. Anda dapat melampirkan brosur atau barang cetakan lain tentang organisasi Anda. Jika tidak tersedia barang cetakan seperti itu, maka Anda perlu menulis suatu uraian singkat yang memuat informasi dasar tentang sifat organisasi Anda, status legalnya, jumlah stafnya, besarnya anggaran organisasi Anda, sumber-sumber dana utamanya, tujuan organisasi, dan wilayah cakupan kerjanya.
Selain informasi di atas, Anda juga perlu mencantumkan riwayat pengalaman yang berhubungan dengan proyek yang Anda ajukan saat ini. Pengalaman apa yang Anda (organisasi Anda) miliki dalam merancang, mengelola, melaksanakan, dan mengevaluasi proyek-proyek sejenis? Pencapaian apa saja yang telah Anda (organisasi Anda) peroleh?
Akhirnya proposal Anda akan semakin kuat jika Anda mencantumkan riwayat singkat dari anggota staf, baik yang sudah maupun akan Anda ikut sertakan dalam proyek tersebut.

LOGICAL FRAME

Logical frame adalah merupakan kerangka berfikir logic yang berisi konsep proyek yang akan dilaksanakan”
Keterangan Logical Frame :
Goal : Tujuan Umum
Purpose : Sasaran Tujuan khusus
Output : Keluaran Proyek
Activities : Aktivitas Proyek
Input Resources : Sumber daya organisasi
OVI : Indikator yang terlihat
MOV : Alat Ukur indikator
Cost : Biaya proyek
Preconditions : Kondisi awal sebelum proyek dijalankan
Asumptions : Asumsi-asumsi yang dijadikan perkiraan awal
Killing Assumption : Faktor penghambat proyek

Penutup

Seperti halnya ketrampilan-ketrampilan lainnya, Anda hanya dapat mencapai keahlian dengan banyak pengalaman dan kerja keras. Janganlah berkecil hati jika Anda gagal pada percobaan pertama. Mungkin Anda belum mengungkapkan gagasan Anda sebagaimana yang Anda pikirkan. Mungkin Anda mengajukan proposal tersebut pada pihak yang keliru, atau pada waktu yang tidak tepat, atau meminta bantuan yang terlalu besar. Ingatlah bahwa pihak yang Anda sodori proposal umumnya adalah orang-orang yang sangat sibuk dan/atau pelaku bisnis yang tidak mudah memberikan bantuan begitu saja

 

 Berhasilnya penulisan dan penyebaran proposal sama sekali tidak berarti bahwa perjuangan Anda telah selesai. Sesungguhnya perjuangan Anda justru baru dimulai. Proposal yang telah diterima menjadi sebuah kontrak antara pihak pembuat dan penerima proposal. Dalam pelaksanaannya di lapangan mungkin perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian sehingga rancangan suatu proyek perlu memiliki tingkat fleksibilitas tertentu. Strategi yang dirancang dengan teliti, rencana pelaksanaan yang mantap, dan sistem pemantauan dan evaluasi yang baik akan sangat bermanfaat dalam menjamin kesuksesan proyek Anda.

                                                           (Dirangkum dari berbagai sumber By Aorora)